Как правильно вести журнал регистрации служебных записок. Журнал регистрации справок, выданных работникам Журнал регистрации докладных записок образец

Пример оформления служебной записки СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Кому: заместителю генерального директора по персоналу - начальнику службы персонала

И.И. Иванову117 От кого: от начальника отдела кадров М.М. Михайловой

Тема: проект изменений к штатному расписанию на текущий год

В соответствии с Вашими указаниями от 20 января с.г. отделом кадров подготовлен проект изменений к штатному расписанию (прилагается на 4 листах).

При Вашем согласии прошу Вас утвердить прилагаемый проект изменений и подписать соответствующее распоряжение о введении в действие уточненного штатного расписания с 1 апреля с. г.

Проект распоряжения о введении в действие уточненного штатного расписания прилагается (на 1 листе).

(подпись) М.М. Михайлова118

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(подпись) П.П. Попова

Начальник отдела труда и заработной платы

(подпись) A.A. Александров

Исп. приложений Е.Е. Егорова (111-22-33)119

Приложение 47 Образец оформления акта. Наименование предприятия (организации, учреждения) АКТ №

документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения

в учетные документы _

подпись, расшифровка подписи

Дата Унифицированная форма № ‘Г-73 Утверждена постановлением

Госкомстата России от 06.04.01 №26 Отчетный

период с по М.П.

(наименование структурного подразделения)

работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы

Служебные записки: когда составлять и как оформлять

Как часто, решая производственные вопросы, вы сталкиваетесь с необходимостью донести до руководства информацию в письменной форме? Объяснить ситуацию, предостеречь от ошибок, пояснить какие-либо обстоятельства. И конечно, нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить их на бумаге. Многие на собственном опыте знают, как бывает трудно написать докладную записку с обоснованием, например, необходимости дополнительной штатной единицы в отделе кадров в связи с возросшим объемом работ. К тому же далеко не всегда понятно, когда, как и зачем нужно составлять ту или иную записку. Вот эти вопросы мы и решили обсудить, чтобы сберечь ваше время и нервы.

Разновидностью служебной переписки является внутренняя, которая ведется в рамках организации (в случаях, когда вопрос не может быть решен устно). В этой ситуации составляются служебные записки - докладные или объяснительные. Кроме того, в процессе документирования могут создаваться также пояснительные и аналитические записки.

На первый взгляд особых различий между докладной, объяснительной, пояснительной и аналитической записками вроде бы и нет. Действительно, эти документы близки по своему назначению, все они относятся к информационно-справочным документам, создаваемым для решения оперативных вопросов в самых разных сферах управленческой деятельности. Все записки являются документами, обеспечивающими:

в общем случае - информационный обмен между структурными подразделениями, в т. ч. между обособленными структурными подразделениями и «головной» организацией

в ряде случаев - информационный обмен между подведомственными предприятиями и вышестоящей организацией (учреждением)

во всех случаях, когда речь идет о пояснительной записке к бухгалтерской отчетности, - информацию для всех заинтересованных внешних и внутренних пользователей бухгалтерской отчетностью компании, включая налоговые органы, органы статистики, банки, собственных акционеров (участников) и любых иных заинтересованных пользователей.

Обратите внимание! Служебные записки относятся к информационно-справочной документации и носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам

Служебные записки, независимо от разновидности, имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, указанная в записках, не содержит распоряжений, ни к чему не обязывает, но способна инициировать определенные управленческие решения, помочь выбрать тот или иной способ управленческого воздействия, а может только быть принята к сведению, и не более того.

Итак, информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия решений или подготовки организационно-правовых и распорядительных документов.

Законодательство не предусматривает каких-либо жестких требований к служебным запискам, поэтому порядок их составления и оформления с учетом специфики организации целесообразно отразить в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству.

Совет Определите случаи и правила оформления служебных записок в локальном нормативном акте

все виды записок, создаваемых в компании для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками

порядок составления всех видов записок (на бумажном носителе или в электронной форме)

структуру текста и особенности содержания докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки

обязательные реквизиты докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки и порядок их оформления

порядок регистрации всех видов записок

сроки хранения всех видов записок. Какие моменты важно не упустить и что следует учесть кадровику при составлении и оформлении той или иной записки, мы расскажем далее. И для наглядности приведем конкретные примеры составления этих документов.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка - разновидность служебной. Определение «докладная записка» как самостоятельное понятие законодательными актами не установлено.

Докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, например, непосредственному руководителю или руководителю организации и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Особенность таких записок заключается в том, что они обеспечивают связь объектов управления по вертикали - снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему.

Докладные записки, которые фиксируют определенные события, перечисленные в ч. 2 и 3 ст. 722 ТК РФ, или предупреждают о наступлении таких событий, служат основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (далее - ОКУД ОК 011-93), рассматриваемый документ упоминается только один раз - как докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286041), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

А вот в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень документов с указанием сроков хранения), докладную записку можно встретить в самых разных разделах управленческих документов (табл. 2 ).

Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по кадровым (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение к материальной ответственности и т. п.), административно-хозяйственным вопросам и т. п.

Можно предложить классификацию докладных записок, приведенную в таблице 1 .

Докладные записки составляются в тех случаях, когда у работника возникает необходимость проявить инициативу в урегулировании какого-либо вопроса (внести предложение), выразить в письменной форме несогласие с решением, принятым руководителем, а также при возникновении разногласий по какому-либо производственному вопросу с другими работниками (структурными подразделениями), не подчиненными по должности, когда проблему можно разрешить только при непосредственном участии руководителя.

Например, докладные записки составляются при внесении предложений об укреплении материально-технической базы конкретного структурного подразделения, о выделении финансирования для каких-либо целей, переводе работника из одного структурного подразделения в другое и т. д. Докладная записка составляется и в том случае, когда работник просит руководителя дать поручение другим, не подчиненным ему лицам.

Словарь кадровика

Исходя из информации, приведенной в толковых словарях, можно предложить следующие определения докладной записки:

1. Письменное сжатое изложение сущности дела, представляемое подчиненным чиновником своему начальству (Малый энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона, 1907-1909).

2. Документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о

сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя (Большой бухгалтерский словарь / под ред. А.Н. Азрилияна. - М. Ин-т новой экономики, 1999).

3. Документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (Краткий словарь видов и разновидностей документов. - М. Главархив СССР, ВНИИДАД, ЦГДАДА, 1974).

Основание составления журнала регистрации записок и представлений

Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений (к поощрению).

По усмотрению кадровых специалистов данный журнал может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.

Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.

В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ).

Журнал регистрации записок и представлений не является обязательным документом и ведется в организациях, в которых широко ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.

Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:

по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов

все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале

из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Содержание журнала регистрации записок и представлений

Журнал не имеет унифицированной формы. предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:

порядковый номер и дата записки или представления

должность и фамилия вносящего запись

краткое содержание записки или представления.

Журнал обычно ведется кадровым работником. но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

Журнал регистрации записок и представлений хранится 75 лет согласно ст. 258 "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.

Примеры оформления. Деловое письмо.

Каждое деловое письмо имеет свой номер, индекс и дату. Поэтому при ответных письмах (а также в ходе переписки) делаются ссылки на номер и дату того или иного делового письма. Ссылка пишется отдельной строкой ниже адреса получателя и перед основным текстом.

Начальнику планово-экономического отдела

Треста бумажных и ламинированных изделий

на Ваш №________________________________

Начальник планового отдела

Номер письма и его дата указываются на штампе.

Когда ответное деловое письмо имеет продольный штамп, то ссылка на номер (или индекс) запросного письма обычно входит в этот штамп.

Если деловое письмо посылается от имени двух не подчиненных друг другу организаций или учреждений, то оно подписывается руководителями обоих учреждений и в одну строку (но не одна подпись под другой).

Примеры оформления. Докладная и служебная записки.

Докладная записка - это документ, представляющий собой письменное обращение сотрудника учреждения к выше стоящему должностному лицу этого же учреждения.

Форма написания докладной записки следующая

Директору типографии. …

Мастера переплетного цеха

1 Наименование адресата пишется посередине текста.

2 Дата ставится от начала левого поля после подписи.

Примеры оформления.Служебная записка

Наряду с докладной запиской внутри учреждения может иметь место служебная записка.

Служебная записка - это документ, представляющий собой письменное обращение сотрудника учреждения к другому сотруднику, причем оба работника не подчинены друг другу.

Образец служебной записки

Образец служебной записки является документом, на основании которого структурные подразделения предприятия ведут между собой переписку. Адресатом оформленной служебной записки является начальник или специалист другого отдела. Образец служебной записки считается внутренним документом. В данном виде документа содержится информация касательно вопросов деятельности предприятия, которые относятся к компетенции того или иного структурного подразделения, и которые при этом не требуют обращения к вышестоящему руководителю.

Как правильно написать служебную записку.

Теперь вы знаете, как написать служебную записку правильно исходя из указанных данных по правилам составления данного рода документа.

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) - это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

• на инициативные;
• информационные;
• отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

• на внешние;
• внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• дату;
• индекс;
• место составления;
• адресата;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя;
• фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1

Внешняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.02.2014 № 12/05-14

О привлечении дополнительных

трудовых ресурсов

Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов

В дело № 03-13

Одинцова 10.02.2014

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата;
• регистрационный (исходящий номер);
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения (если есть);
• адресат;
• подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2

Внутренняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.2014 № 6

О прогуле, совершенном менеджером

отдела продаж

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев

В дело № 02-10

Сидорова 07.04.2014

Оформление реквизитов докладной записки

При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3

Угловое расположение реквизитов в докладной записке

Наименование

структурного подразделения Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

______________ № ________

Заголовок

Пример 4

Продольное расположение реквизитов в докладной записке

Наименование структурного подразделения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _________

Заголовок

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014 ) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г .).

Обратите внимание

Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки - дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения - в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования , а после принятия решения - резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

• в первой - констатирующей части - излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• во второй - анализирующей части - содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
• в третьей - резюмирующей части - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание

Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Кстати

Служебная записка - документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают :

• запрос информации;
• выдачу инструкций;
• сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5

Служебная записка

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

1. Симакину И.П.

2. Иванову П.Н.

Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

В дело № 02-14

Ильина 16.04.2014

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка - это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз - объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Виды объяснительных записок и их особенности

• на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
• составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Записка как доказательство

Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

Описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

Аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание

Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

Пример 6

Объяснительная записка

Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

А.В. Смолкину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

14.04.2014 № 14

Об отсутствии на рабочем месте

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер Александрова И.И. Александрова

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная . Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации - самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него - в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7

Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

Дата документа	Регистрационный номер	Вид документа, краткое содержание	Кем подписан документ	Исполнитель	Куда передан	Расписка в получении (подпись, дата)	Отметка о направлении документа в дело
07.04.2014	03-10/14	Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р.	Начальник отдела кадров	Инспектор отдела кадров	Отдел кадров	Смирнова В.А. 07.04.2014	В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014

▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание

Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству. В инструкции следует зафиксировать:

1) перечень нерегистрируемых документов.

2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается:

Место регистрации;

Время и порядок регистрации;

Правило образования регистрационного номера;

Форма, в которой производится регистрация;

Перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения;

Правила учета движения документов после регистрации;

Принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение);

3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).

Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.

Наш совет

При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов. Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками. Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки.

Функции и назначение

Служебная записка является формой внутренней переписки и, в зависимости от содержания, может быть информационного, инициативного или отчетного характера. В ней излагаются деловые позиции самостоятельного подразделения или руководителя по какому-либо вопросу. Служебная записка может содержать предложения или просьбы и адресоваться любому руководящему лицу, в том числе и вышестоящему.

Подписание и регистрация

Служебные записки подписывает непосредственный руководитель подразделения. В нижней части левого угла ее должен завизировать исполнитель. Там же пишется его фамилия и контактный телефон.

В структурных подразделениях служебные записки регистрируют в программе электронного документооборота. Им присваивают номер, направляют в подразделения в бумажном виде и на электронном носителе. Нумерация состоит из индекса подразделения и регистрационного номера.

Датой служебной записки считается момент ее регистрации. Ее оригинал с резолюцией руководящего лица направляется руководителю. А копия служебной записки возвращается уже исполнителю.

Разновидность служебных записок

Докладная служебная записка - эторазновидность адресованной прямому руководителю. составляется, когда необходимо отразить мнение подразделения или руководителя по определенному вопросу и дать конкретные предложения.

В зависимости от назначения и содержания докладные записки могут быть инициативные (в виде замечаний и предложений) или отчетные (о результатах проверки, о командировке).

Дату или промежуток времени, к которым относится информация, фиксируемая в докладной записке, необходимо выделять отдельной строкой, включать в заголовок или же в начало текста. Докладную записку подписывает автор-составитель.

Текстовую часть служебной записки и докладной записки рекомендуется составлять из 2 частей. Первая ее часть - должна состоять из фактов, которые послужили поводом к ее написанию, а вторая - из предложений и соответствующих выводов по излагаемому вопросу.

Каждый разрабатываемый документ может содержать в себе только один вопрос. Исключение составляют протоколы, приказы, планы, отчеты и обобщающие документы.

Служебная записка должна включать в себя обоснованную информацию, изложенную объективно, кратко, грамотно, понятно и без лишних повторений. Текстовую часть оформляют в виде сплошного текста, таблицы, анкеты или сочетания этих форм.

Сложный сплошной текст любого документа должен состоять из логически и грамматически согласованной информации о действиях в управлении, которые отражены в соответствующих положениях, нормах, правилах и распорядительных документах.

Служебная записка должна иметь обязательные реквизиты и неизменный порядок размещения: автора, наименование предприятия и его код, индекс, дату, заголовок, основной текст, визы, подпись исполнителя, отметку о выполнении и направлении документа в дело.

Заголовок служебной записки должен быть изложен кратко. Если же в документе идет речь о нескольких проблемах, то заголовок может быть обобщенным.

Правила адресации

Служебные записки адресуют организациям, подразделениям или конкретному руководителю внутри предприятия. В документе, адресованном многим однородным организациям, адресата указывают обобщенно. Служебная записка не должна иметь более 4 адресатов.

Заключение

Вся исходящая информация в объеме служебной записки должна предоставляться по запросу и отправляться только официально. Предоставляемая информация должна быть подписана и завизирована руководителем, сферу деятельности которого она затрагивает.

Все служебные записки в обязательном порядке подлежат датированию. Дата документа и любые служебные отметки на нем являются непременным реквизитом любого документа.

Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом.

Если показатель превышает 600-700 документов в год, целесообразно перейти на регистрационно-карточную систему.

Вопрос стоит менее остро в учреждениях, имеющих электронную базу. В отличие от бумажных вариантов такие журналы легко подвергаются механизированной обработке.

Что такое журнал регистрации служебных записок?

Для фиксации факта получения служебных записок заводится журнал.

Он должен быть отдельным. В нем не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.

Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой.

Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учета служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.

Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.

Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.

Речь идет не о выявлении нарушений при аудиторской проверке, а об упущенных возможностях.

Ведение журнала учета служебных записок позволяет:

• быстро определить количество поступивших на исполнение внутренних документов;
• оперативно найти информацию по тому или иному случаю;
• по датам отследить исполнительность лица, в обязанности которого входит визирование записок;
• пресечь регистрацию задним числом;
• подтвердить, что бумага была подана, рассмотрена в определенный день конкретным специалистом.

Журнал и записки имеют юридическую силу, могут быть использованы в суде в качестве доказательства.

Список возможностей напрямую зависит от способа ведения. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает журналов.

Ответственные лица

Вопрос находится в компетенции кадровых работников. В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.

Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.

Оформление книги учета

Вопрос не рассмотрен на законодательном уровне.

Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать.

В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.

Где она хранится?

Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства. Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.

Отсутствие на предприятии унифицированного образца позволяет ответственному за вопрос специалисту вести журнал в произвольной форме.

В случае возникновения трудностей при создании концепции шаблона, подбором граф, воспользуйтесь следующей памяткой:

1. данные следует свести в таблицу;
2. каждая новая строка несет информацию только об одной конкретной записке;
3. каждому документу присваивается свой уникальный номер;
4. нумерация порядковая;
5. форма имеет годовую периодичность.

• индекс;
• дата регистрации;
• адресат (в теле таблицы перечисляются все заинтересованные стороны);
• краткое содержание;
• примечание.

Даже если у записки имеется несколько адресов, регистрируется она только 1 раз.

Расширенный вариант может быть дополнен следующими графами:

1. номер документа (указывается отдельно от номера записи);
2. кто подписал (должность, фамилия, имя, отчество);
3. дата оформления записки (не путайте с числом, когда было осуществлено визирование);
4. кому подана записка (здесь указывается должность, фамилия, имя, отчество);
5. отметка об исполнении.

Если строгого бланка не существует, то определенные требования к самому журналу — бумажному носителю — все же предъявляются.

Скачать образец журнала регистрации служебных записок

Пример документа на фото ниже:

Он обязан иметь твердую обложку. Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.

Клеевой переплет, сквозная нумерация страниц помогут избежать несанкционированного добавления листов, их вырывания. Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом.

Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту.

Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения.

Инструкция по заполнению

Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.

• уместно угловое расположение нумерации страниц;
• указывайте номера в верхней части листов;
• применяйте шрифт Times New Roman;
• 14 размер считается оптимальным;
• дата начала приводится на обложке (правый нижний угол);
• отметка об окончании — число, когда журнал был заполнен — ставится на обложке (правый нижний угол);
• название учреждения должно быть центрировано;
• наименование предприятия располагается в верхней части лицевой стороны обложки выше всех других сведений;
• нумерацию страниц начинайте со второй.

Последняя страница заполняется не до конца. Необходимо оставить свободное место для сведения данных. Надпись должна содержать точное число актов. В случае необходимости указываются ошибки в нумерации, пропуски номеров.

В конце приводится должность делопроизводителя, его подпись и ее расшифровка.

Пример:

В журнале зарегистрировано 150 документов с вх. №1 по 152. Пропущены номера 6, 14.

Скачать образец заполненного журнала регистрации служебных записок

На картинке пример записей:

Срок хранения

Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 25 августа 2010 года журналы, книги учета регистрации на коммерческих и некоммерческих предприятиях должны храниться 5 лет.

Целесообразность создания единой базы внутренней переписки отчетливо видна, хоть подобная мера и не является обязательной. Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль. При правильной постановке вопроса, грамотном распределении обязанностей подобная книга учета способна привести к упрощению системы.

«Слушай, давай все это выкинем», — сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза — когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

Сколько должна храниться документация?

Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Конкретные периоды для хранения документации

Самый недолгий срок хранения — 1 год, максимальный — 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.

Сроки хранения общераспространенных документов

Указанные ниже сроки хранения документов на предприятии начинаются с окончания отчетного года, или года, в котором бумаги были оформлены. Учредительные документы, лицензии, патенты, паспорта сделок не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.

Кадровые документы:

• штатные расписания — постоянно;
• подтверждающие происшествие несчастного случая — 45 лет;
• подтверждающие возникновение профессионального заболевания — 75 лет;
• личное дело работника — 75 лет;
• все документы, касающиеся деятельности сотрудника при особых условиях труда — 75 лет.

Финансовые документы:

• имеющие информацию об исчислении и уплате налогов — 4 года;
• подтверждающие расходы, понесенные в связи с обучением сотрудника — в течение всего срока обучения плюс еще 1 год, и не менее четырех лет;
• подтверждающие объем перенесенных на будущее убытков — в течение всего срока, пока налоговая база уменьшается на перенесенный убыток;
• подтверждающие расчеты по страховым взносам во внебюджетные фонды — 6 лет;
• сертификаты ЭЦП нужно сохранять еще 5 лет после завершения года, в котором закончился срок действия сертификата;
• принятый в ФСС по каналам электронной связи расчет, выполненный в форме 4-ФСС, и квитанция о его получении — 5 лет;
• бухгалтерские документы, раскрывающие учет и отчетность — 5 лет;
• кассовые чеки, журналы кассира-операциониста, накопители фискальной памяти, электронные контрольные ленты, другие формы, подтверждающие расчеты наличными денежными средствами — 5 лет;
• паспорт версии ККТ — в течение всего срока, пока паспорт действителен.

Сроки хранения документов в организации в некоторых случаях могут определяться юридическим лицом самостоятельно, но они не могут быть меньше сроков, указанных в законодательных актах.

Как разгребать бумажные завалы?

Со временем в организации скапливается огромное количество различной документации. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах, необходимо создать комиссию (обычно в составе трех человек), которая бы провела экспертизу на предмет ценности и разобрала бумаги на следующие категории в зависимости от того, какие сроки хранения документов в организации для них предусмотрены:

• подлежащие постоянному хранению в архивах государственного субъекта;
• документы, которые необходимо хранить более 10 лет в архиве юридического лица;
• которые необходимо временно хранить не более 10 лет в архиве подразделения;
• бумаги, разрешенные к уничтожению по истечении срока хранения.

Процедура уничтожения документов

При уничтожении документов составляется акт. Унифицированной формы для такого рода актов не существует, он составляется в свободной форме, закрепленной приказом руководителя. В нем должны быть обозначены не только наименование и все реквизиты организации, но также, обычно в виде таблицы, указываются наименования документов (дел), период, когда они был созданы, количество листов или, если объем дела под одним наименованием велик, то количество томов. В этом же акте можно добавить графы накладной на передачу-прием документов для уничтожения.

Вне зависимости от форм собственности, вида деятельности и размеров каждое предприятие обязано иметь в своем распоряжении архив. Именно здесь размещается вся документация, предназначенная для сохранения. Здесь находятся и годовые отчеты, и кассовые книги, и счета-фактуры, и справки, и отчеты о заработной плате, инвентаризационные описи и т. д. Примечательно, что срок хранения бухгалтерских документов напрямую зависит от их характера. Некоторые бумаги должны находиться в архиве организации 75 лет, другие — лишь год. Все эти рамки предусмотрены законодательством. Давайте посмотрим, какие временные пределы установлены для тех или иных важных бумаг.

Законодательная база для помещения в архив

Срок хранения бухгалтерских документов регламентируется рядом актов. Так, двадцать второго октября 2004 года был подписан очередной Федеральный закон, номер которого 125. Название данного положения — «Об архивном деле». Особо значимой для организаций является семнадцатая статья. В ней сказано, что все предприятия обязаны следовать предписаниям нормативных актов, положений и прочих законов, в которых указаны периоды времени, на протяжении которых те или иные бумаги должны находиться в архиве. Есть и более ранние постановления, определяющие срок хранения бухгалтерских документов. Например, Закон Российской Федерации под номером 129. Его название — «О бухгалтерском учете». Он вступил в силу двадцать первого ноября 1996 года. Первый пункт семнадцатой статьи данного постановления гласит, что все предприятия, вне зависимости от каких-либо причин, обязаны хранить первичные и другие бухгалтерские документы, а также отчетность и регистры столько времени, сколько установлено для них архивным делом страны. Однако при этом срок для большинства бумаг не должен быть менее пяти лет.

Различие в постановлениях

Налоговое законодательство имеет свои постулаты. Одним из них является двадцать третья статья кодекса, а точнее, восьмой подпункт первого параграфа. Там указаны сроки хранения бухгалтерской документации, а также прочих бумаг, а именно:

1. Используемых для расчета и последующей уплаты налогов.

2. Подтверждающих получение дохода.

3. Указывающих на несение расходов.

4. Свидетельствующих об уплате налогов.

Для всех категорий налогоплательщиков эти сроки составляют четыре года. Можно подумать, что данные законы противоречат друг другу. Однако стоит помнить, что первое постановление действует в бухгалтерском праве, а второе — в налоговом. Так как организация должна руководствоваться и тем, и другим кодексом, то выбирать следует крайний срок, то есть пять лет.

Прочие важные законы и постановления

Срок хранения бухгалтерских документов также регламентируется и следующими актами:

1. Одобренные и подписанные шестого февраля 2002 года руководством Росархива «Основные правила работы архивов организации».

2. Утвержденный шестого октября 2000 года «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

3. Подписанное Министерством финансов СССР «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» под номером 105, вступившее в силу двадцать девятого июля 1983 года.

Двенадцать месяцев и пять лет

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов — один год. Такой период предусмотрен лишь для отдельной категории бумаг, которая включает корреспонденцию с соответствующими органами о времени предоставления отчетности. Срок хранения кассовых документов составляет пять лет. Кроме них, аналогичный период времени должны находиться в архиве и следующие бумажные носители:

1. Балансы за квартал.

2. Отчеты организации за четверть года с прикрепленными к ним объяснительными записками.

3. Главная книга.

4. Все протоколы заседаний по обсуждению, а также утверждению балансов за квартал и отчетов за такой же период.

5. Шахматные журналы.

6. Кассовые книги и оправдательные (первичные) документы.

7. Ведомости (оборотные и накопительные) по счетам баланса (как аналитическим, так и синтетическим).

8. Все документы внесистемного, а также системного учета (контрольные и вспомогательные книги, журналы, картотеки).

9. Акты произведенных ревизий финансовой и хозяйственной деятельности компании, а также всевозможные первичные материалы к ним.

10. Карточки, картотеки и книги по операциям с подотчетными лицами.

Хранение годовой отчетности

Не менее десяти лет должны храниться:

1. Балансы, а также отчеты организации за год. К ним обязательно должны прилагаться объяснительные записки.

2. Описи инвентаря.

3. Балансы передаточного и разделительного характера.

4. Сличительные ведомости.

5. Балансы ликвидационного характера. К ним в обязательном порядке должны прикладываться объяснительные записки и прочие приложения.

6. Книги, по которым ведется учет зданий и сооружений.

7. Протоколы заседаний, на которых рассматривались либо утверждались балансы и отчеты за годовой период.

8. Всевозможные материалы, содержащие в себе сведения по инвентаризации сооружений, зданий.

9. Протоколы заседаний, на которых рассматривали сличительные ведомости процессов инвентаризации.

Самый длинный период

Наибольший срок, семьдесят пять лет, должны храниться лицевые счета каждого работника. Если же таких документов нет, то их заменяют ведомости, по которым выдается заработная плата. Известно, что основные средства списываются с баланса после полной амортизации через указанное время. В соответствии с законодательством их паспорта должны храниться точно такой же период.

Каждый месяц деловые бумаги, от налоговых накладных до обычной переписки, пополняют кипы пылящихся по шкафам папок.

И наступает время, когда пора решать вопрос, что с этим всем добром делать, какая документация подлежит хранению, а какая нет , также важны сроки, в течение которых часть бумаг должна быть неприкасаемой и доступной для предъявления в любой момент, когда это потребуется.

Важно понимать, что размер, масштаб фирмы совершенно неважен, правила одни для всех.

Причины уничтожения официальных бумаг

Главной причиной, если отсутствуют форс-мажорные обстоятельства, для уничтожения документов считается окончание срока хранения , наступившее к 1 января следующего года. Кроме этого, поводами могут быть следующие обстоятельства:

• повреждение вследствие пожара, затопления;
• кража;
• воздействие стихии, приведшей к полной или частичной порче (цунами, сель, обвал, извержение вулкана и т.п.).

Каждая из причин должна иметь подтверждение .

Например, если произошло преступление — проникновение в помещение офиса и кража бумаг, то правоохранительные органы должны выдать справку о том, что действительно имел мест такой факт.

При этом важные документы должны храниться в шкафах с замками или в сейфах, а если правила хранения нарушены, то будет наложено административное наказание (штраф).

Те же требования касаются документов, сгоревших или затопленных — потребуются справки соответствующих служб и органов.

Правила, регламентирующие хранение

Определить время сохранения деловых бумаг можно, воспользовавшись Перечнем, который утвержден Госархивом в 2006 году, 06 октября.

Согласно этому документу, хранить документы можно короткое время — 1 год, 5 лет, а некоторые — 10, 50, 75 лет, иные и вовсе уничтожать нельзя. В каком архиве будут на сохранении бумаги — совершенно не важно , хоть в собственном, принадлежащем предприятию.

Вот что определено Перечнем:

• налоговые отчеты годовые хранятся постоянно, за квартал — 5 лет, за месяц — 1 год;
• балансы бухгалтерские и отчеты за год — постоянно, за квартал — 5 лет, за месяц — 1 год;
• вся первичная учетная бух. документация — 5 лет.

Кадровые бумаги следует сохранять на протяжении 75 лет (это приказы о назначениях, перемещениях, личные дела, табели по вредным работам и т.п.).

Документы, которые не подлежат утилизации

Как видно из вышесказанного, постоянному хранению , то есть бессрочному, подлежат такие ключевые бумаги:

• бухгалтерские налоговые отчеты годовые;
• балансы бухгалтерские годовые;
• отчеты за год бухгалтерские.

Храниться постоянно должны те документы, которые подтверждают, что все налоги государству предприятие выплатило полностью , и правильность отчислений можно проверить в любой момент.

Комиссия, созданная на предприятии, должна отобрать документы, которые следует сохранять постоянно.

Составляется перечень этих бумаг по возрастанию от начала года к концу, и 4 экземпляра этого перечня подписываются руководителем. Постоянно хранящиеся бумаги сдают в госархив или складывают в собственный, при этом назначая ежегодно обновляющимся приказом ответственного за сохранность.

Уничтожение архивных документов

Бумаги с истекшим сроком хранения могут быть уничтожены, начиная с 1 января следующего года — к примеру, если в декабре 2015г. срок закончился, то с 01.01.2016 г. можно приступать к уничтожению, но только в том случае, если ревизия за соответствующий период уже состоялась.

Если документы нужно получить из госархива , то их истребуют по накладной. Все полученные из архива бумаги, которые подлежат уничтожению, должны быть описаны в перечне, который по сути и является актом на уничтожение архивных бумаг — должно быть описано название дела, количество бумаг.

Все дела, которым путь указан к утилизации и которые внесены в акты, до момента уничтожения хранятся отдельно . Акты утверждаются руководителем после рассмотрения комиссией.

Сам факт уничтожения должен быть подтвержден актом об уничтожении — обычно это реализовывают путем сжигания или использованием специальных агрегатов в присутствии членов комиссии , которые своими подписями удостоверяют свершение уничтожения. Если документов много, то их можно сдать на утилизацию фирме, которая этими делами занимается.

Бланк акта о выделении к уничтожению документов и дел.

Составление акта

Акт на уничтожение архивных бумаг не должен содержать подробного описания каждого дела, достаточно указать общее название — приказы, или справки, или другое, а даты указать крайние, то есть наиболее раннюю и самую позднюю в данной папке.

Акт содержит следующие данные:

• название дела или общее название документов;
• крайние даты;
• номер дела по номенклатуре или по описи;
• количество единиц хранения;
• сроки хранения и номера статей (в соответствии с Перечнем).

В конце таблицы указывается, сколько папок (дел) подлежит уничтожению всего, и подписывается акт комиссией из минимум трех человек (обычно это архивариус, начальник отдела кадров, ответственный за ведение дел).

Вверху акт утверждает руководитель фирмы.

Примерно так выглядит верно составленная типовая форма акта.

Образец акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Срок его хранения

Все акты на уничтожение документации следует хранить в одной папке, приказывая по дате возрастания. Срок хранения этих актов определяется в 5 лет .

Итоги

Даже если фирма небольшая и документов не очень много, нет смысла их хранить десятилетиями, но и избавляться от всех огулом также нельзя. Пока не пройдет ревизионная проверка , то действительно лучше ничего не уничтожать.

Истребить следует то, что разрешено законом, а вот налоговые отчеты годовые, а также бухгалтерские балансы и отчеты неприкасаемы навсегда .

Для уничтожения бумаг нужно создать на предприятии экспертную комиссию , которая разрешит уничтожить часть дел, срок хранения которых истек. Акт на уничтожение включает список дел, с обязательным утверждением руководителем. Факт уничтожения также следует запротоколировать и оформить актом.

Если объем бумаг значительный, то стоит воспользоваться услугами специализированных фирм , а несколько кило бумаги можно просто сжечь в присутствии комиссии.

Любая, даже самая небольшая организация или индивидуальный предприниматель в процессе работы сталкивается с необходимостью отправки документов «во внешний мир». Отправляются письма-запросы и коммерческие предложения, приходят запросы и письма из различных инстанций, на которые приходится отвечать. И рано или поздно возникает ситуация, когда руководитель просто не может вспомнить, отвечал ли он на письмо и что именно, отправил запрос или нет. Или приходит письмо-ответ, а никто уже не помнит, о чем вообще шла речь в запросе.

Чтобы исключить подобные казусы, необходимо сразу начать правильно вести учет всех документов, как поступающих в организацию (или предпринимателю), так и отправляемых ими. Такой учет можно вести с помощью специализированных программ, электронных таблиц, но для малого бизнеса с небольшим количеством документов, вполне подойдет традиционный бумажный журнал регистрации исходящих документов.

Что это такое?

Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов, можно купить в канцелярском магазине. Они выпускаются разного формата и толщины, имеют разные названия граф. Можно в качестве такого журнала использовать обычную тетрадь или большой блокнот, разлиновав его соответствующим образом.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции позволяет отследить и легко найти всю отправленную корреспонденцию, убедиться, что требующиеся ответы отправлены своевременно, а при необходимости и подтвердить факт создания и отправки письма. При получении ответа легко и быстро можно найти исходящее письмо и восстановить в памяти предмет обсуждения.

Журнал поможет также убедиться в корректности адресата и назвать точную дату отправки корреспонденции.

Вопрос заполнения журнала исходящих документов решается в зависимости от масштаба и организационной структуры организации. Естественно, что в крупных организациях, имеющих службу ДОУ, обязанность ведения журнала учета исходящих документов лежит на ее сотрудниках, а чаще всего закрепляется за определенной штатной единицей.

В небольших организациях, не имеющих часто не только специализированной службы документооборота, но и секретаря, а также при работе индивидуального предпринимателя ведение журнала регистрации обычно ложится на самого руководителя (предпринимателя) или кого-то из сотрудников . При этом, если учет и регистрация документов возлагается на сотрудника, данную обязанность лучше закрепить приказом руководителя (предпринимателя).

Как зарегистрировать исходящий документ в специальной программе, минуя журнал, говорится в видео.

Срок хранения?

Типовой срок хранения журнала регистрации исходящих документов составляет 3 года, после чего назначенная приказом руководителя экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) проводит экспертизу ценности документов. По решению данной комиссии документы, не представляющие ценности, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Как заполнить?

Сразу надо сказать, что образец журнала регистрации исходящих документов искать не стоит, поскольку единых требований к заполнению не существует. Все правила ведения журнала регистрации диктуются логикой и удобством учета документов, а также некоторыми специфическими особенностями организации.

В первую очередь стоит сказать о тех исходящих документах, которые в регистрации не нуждаются. Такой список следует принять в любой организации, чтобы облегчить работу секретаря (или другого сотрудника, ответственного за регистрацию документов). Обычно не регистрируют следующие категории документов:

• рекламные проспекты и материалы, отправляемые в различные организации;
• поздравительные письма и открытки;
• пригласительные билеты на мероприятия;
• бухгалтерские документы.

Порядок работы с исходящими документами, которые необходимо зарегистрировать следующий. Сначала составляется проект документа. Если в организации несколько подразделений, то проекту может быть присвоен номер, включающий код подразделения, являющегося его создателем или инициатором. После согласования документа с руководителем и внесения необходимых правок документ оформляется согласно правилам организации на фирменном бланке и подписывается руководителем. Только после этого документу присваивается оригинальный регистрационный номер и документ заносится в журнал регистрации исходящих документов.

Следует упомянуть о том, что иногда в организациях заносят в журнал регистрации еще не подписанные руководителем документы на стадии проекта. Однако такая практика не является оптимальной, потому что документ в итоге может быть не подписан совсем — и тогда в журнале останется запись о несуществующем документе. Или документ может быть подписан через несколько дней (а то и недель) и внесен в журнал регистрации повторно, тогда в журнале образуется дубль записи. И то, и другое является неприятным, поскольку затрудняет впоследствии работу с документами.

Сам журнал регистрации обычно имеет следующие графы (столбцы):

Мы будем рады вашим комментариям!

Почти все важные дела люди совершают путем переписки;

следовательно, одного умения говорить недостаточно.

Люк де Вовенарг

Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.

ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?

Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов - это служебные записки.

Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:

Низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;

Отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;

Наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.

Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.

В ЧЕМ ПОЛЬЗА СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК?

Служебная записка - это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.

Основное назначение служебной записки - обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.

Цели составления служебных записок могут быть разными:

Горизонтальные коммуникации руководителей структурных подразделений/должностных лиц при решении общих производственных вопросов и проблем;

Эффективное информационное взаимодействие:

Обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами;

Запрос справочной информации;

Проведение инструктажа;

Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

Решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения;

Разрешение спорных и конфликтных ситуаций.

Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях.

В первую очередь служебная записка - основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) в спорных ситуациях.

К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.

Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О. работников ДОУ, качественно и своевременно выполнивших работу, с приложениями-подтверждениями (копии регистрационных карточек, выдержки из журналов регистрации и т.п.), нередко помогает сохранить объективность, признать претензию необоснованной, восстановить деловую репутацию конкретного работника и службы ДОУ в целом (Пример 1).

В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме. Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата. Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы.

ОФОРМЛЯЕМ СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ

ЕСЛИ НА БЛАНКЕ, ТО КАКОМ?

Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит:

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

Наименование организации;

Код организации;

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

Справочные данные об организации;

Место составления или издания документа.

Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.

Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе. Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств.

Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).

Виды бланков документов установлены в п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003.

Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п. 5.8 и 6.6).

Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют. Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа - служебной записки.

БЛАНК СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ: РЕКВИЗИТЫ

В бланк конкретного вида документа (в нашем случае служебной записки) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2):

03 - «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;

08 - «Наименование организации»;

10 - «Наименование вида документа»;

11 - «Дата документа»;

12 - «Регистрационный номер документа»;

14 - «Место составления или издания документа»;

15 - «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);

18 - «Заголовок к тексту»;

20 - «Текст документа»;

21 - «Отметка о наличии приложения»;

22 - «Подпись»;

27 - «Отметка об исполнителе».

НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

• «Адресат» . Если записка направляется в несколько структурных подразделений, реквизит «Адресат» оформляется в правом верхнем углу следующим образом:

Если общее количество адресатов более четырех, необходимо составить список рассылки.

• «Текст документа» . Служебная записка, как и деловое письмо, должна быть четко структурирована. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым» и т.п.).

Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа.

Текст служебной записки, как правило, состоит:

Из преамбулы (вводной части);

Основной части;

Заключительной части (выводы, предложения, просьбы и т.п.).

Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления. Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.

Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста.

Главная цель основной части - разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата. Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать. Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются.

Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки - своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса. Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.

РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТЫ ДВИЖЕНИЯ ЗАПИСОК В ОРГАНИЗАЦИИ

Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры. Кто должен регистрировать служебные записки? Служба ДОУ? Структурные подразделения? Секретари? И нужно ли их регистрировать в принципе? Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц?

Бесспорно, решение этих вопросов - прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами. Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий.

Что делать, если подобного документа нет? Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов. Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации.

Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа. Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике.

Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько - с участием службы ДОУ (Схема 1) и без нее (Схема 2). Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная.

НЕЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК

• Регистрация в службе ДОУ крупной организации . Передача служебных записок в службу ДОУ для регистрации и последующего перенаправления адресату замедляет процесс доведения информации и принятия решений. Это особенно заметно в организациях с большим объемом документооборота внешнего и внутреннего. Учитывая общую нагрузку, не каждая служба ДОУ может выделить отдельного сотрудника для регистрации служебных, докладных и прочих записок. Так или иначе, в первую очередь всегда будут регистрироваться срочные исходящие письма, приказы, распоряжения, входящая корреспонденция от вышестоящих органов, а служебные записки - безропотно ждать своего часа.

• Регистрация секретарем в небольшой организации . В организациях с небольшим документооборотом служебные записки регистрирует секретарь руководителя. Служебная записка является внутренним документом горизонтальной направленности и не может предназначаться вышестоящему должностному лицу.

Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки. Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами - лишнее звено.

• Без регистрации, но с отметкой службы ДОУ о передаче . Если в организации не принято регистрировать служебные записки, передавать их адресату через службу ДОУ без регистрации не имеет смысла. Передать службе ДОУ записку и получить отметку о передаче с последующей передачей документа службой ДОУ подразделению-адресату и проставлением еще одной отметки о передаче - все это усложняет процесс, отнимает время, увеличивает срок исполнения поручений.

Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа (при необходимости). Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант.

Отметку о получении может заменить штамп «Получено», который содержит поля для указания даты получения, Ф.И.О. и подписи должностного лица (рис.).

Рис. Отметку о получении может заменить штамп «Получено»

ЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК

• Регистрация в структурном подразделении, передача записок напрямую между подразделениями . Регистрация служебных записок в структурном подразделении, как и передача их из одного структурного подразделения в другое, минуя посредников (службу ДОУ или секретаря), сокращает путь документа до адресата.

Если в структурном подразделении отсутствует должность делопроизводителя (секретаря управления/департамента/отдела), для регистрации документов, в том числе и внутренних, необходимо назначить должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Ответственного за делопроизводство определяют руководители структурных подразделений. Как правило, назначают работника, не обремененного должностными обязанностями. Возложение дополнительных функций утверждается приказом или распоряжением и фиксируется в должностных инструкциях.

• Регистрация исходящих записок . Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует исходящую служебную записку.

Исходящие служебные записки регистрируются в журнале внутренней (исходящей) корреспонденции подразделения (Пример 3). При регистрации исходящих служебных записок указывается:

Регистрационный номер документа;

Адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);

Количество страниц;

Наличие приложений;

Дата исполнения;

Ф.И.О. работника, подготовившего служебную записку.

Служебную записку можно отсканировать и отправить по электронной почте.

Если необходимо передать оригинал, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, может составить график передачи служебных записок адресатам - 1 раз в день, 2 раза в день и т.п.

Срочные служебные записки (с четко указанным контрольным сроком) необходимо передавать незамедлительно. Передавать служебные записки в подразделение-адресат можно напрямую или через специально оборудованные в службе ДОУ ячейки с номерами и/или наименованием структурных подразделений. При этом служба ДОУ в процессе передачи документов не участвует.

Регистрация входящих записок . При поступлении служебной записки в подразделение-получатель должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении-получателе, регистрирует ее как внутренний входящий документ в журнале учета внутренней (входящей) корреспонденции подразделения (Пример 4) с указанием следующих реквизитов:

Входящий регистрационный номер;

Дата получения (регистрации);

Количество страниц;

Приложения;

Дата исполнения;

Исполнитель (должностное лицо, которому направляется служебная записка).

Ответственность за соблюдение контрольных сроков, указанных в служебной записке, ложится на должностное лицо, которому она адресована. Изменять сроки исполнения документа может инициатор служебной записки и/или вышестоящее должностное лицо.

• Регистрация всеми сотрудниками . Если в организации или в ее структурных подразделениях нет работника, ответственного за делопроизводство, можно найти иные механизмы регистрации служебных записок. Например, разместить журнал регистрации служебных записок в формате Word или Excel на сервере для общего пользования. В этом случае регистрация служебной записки сотрудником структурного подразделения займет не больше времени, чем личная передача документа секретарю.

Однако специалисты профильных структурных подразделений нередко саботируют такие предложения. Попытки возложить на них даже незначительные делопроизводственные операции встречают активный отпор. В чем-то специалисты правы. Помните, у И.А. Крылова: «Беда, коль пироги начнет печи сапожник, а сапоги тачать пирожник, и дело не пойдет на лад»?

Избежать открытого конфликта со специалистами профильных подразделений можно, если издать соответствующее распоряжение или указание, подписанное руководителем организации. В этом случае инициатором должен выступить руководитель службы ДОУ или иное лицо, ответственное за делопроизводство. Именно в его интересах снять с себя часть архаичных функций, упорядочить работу с документопотоками, выстроить эффективные маршруты их движения, исключить утерю внутренних документов.

Как только подобная схема вводится в действие, недовольство работников идет на спад, поскольку значительно сокращаются сроки регистрации, а сама регистрация становится прозрачной.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК

Сроки хранения записок содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее - Перечень 2010) (Таблица).

Любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм, а делопроизводство - зеркальное отражение системы управления этого организма. Желаете идти в ногу со временем, быть в авангарде? Попробуйте начать со служебных записок - это будет первым шагом на пути к грамотно организованному документообороту, а выверенная логистика маршрутов внутренних документов - первым этапом в борьбе с управленческим хаосом. Примеры служебных записок приведены ниже (Примеры 5-10).

ПРИМЕРЫ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК